Update e-facturatie
Even opfrissen…
Europa kwam met het VIDA plan, VAT In the Digital Age, met als doel het verkleinen en uiteindelijk sluiten van de BTW-kloof. Met andere woorden, men wil de BTW-inkomsten eenvoudiger en sneller innen. Alle Europese lidstaten worden geacht de e-facturatie in te voeren tegen 2030, in België gaat dit in voege vanaf 01.01.2026 voor alle handelingen tussen 2 Belgische BTW-plichtigen. Er zijn echter enkele uitzonderingen:
- Handelingen vrijgesteld onder art 44 WBTW
- Gefailleerde BTW-plichtigen
- Belastingplichtigen die niet in België gevestigd zijn, maar wel in België geïdentificeerd werden voor BTW-doeleinden
Wat houdt dat nu concreet in?
Vanaf 01.01.2026 moet de Belgische BTW-plichtige zijn verkoopfactuur aan een andere Belgische BTW-plichtige elektronisch verzenden. Digitaal verzenden gebeurde misschien al: door een pdf bestand naar de klant te mailen. Elektronisch verzenden kan enkel in UBL formaat en over het peppol netwerk. Men moet dus op zoek naar een facturatietool waarin men deze elektronische facturen kan opmaken en verzenden.
Aan de andere zijde moet men zijn aankoopfactuur die elektronisch wordt verzonden, ook kunnen ontvangen. Hiervoor moet men zich registreren op het peppolnetwerk via een access point: dit is de plaats waar alle aankoopfacturen terecht zullen komen.
De procedure op ons kantoor
Aangezien we sinds enkele jaren gebruik maken van het clearfacts platform voor het aanleveren van digitale documenten, hebben we besloten om hiermee verder te gaan.
- We maakten elk dossier aan op het platform en ook een bijhorende gebruiker. Men ontving hiervan een mail met uitnodiging tot aanmaken van login en wachtwoord. Hierdoor krijgt men toegang tot het klantenportaal. Op dit klantenportaal kan men het volgende terugvinden: de aankoop, verkoop en diversen map voor het aanleveren van documenten; het archief voor de verwerkte documenten; de betaalmodule.
- Via het klantenportaal kan men zich registreren op het peppolnetwerk door het stappenplan te volgen. Van zodra deze registratie in orde is, zullen mogelijk al elektronische aankoopfacturen ontvangen worden in de aankoopmap.
- Via het klantenportaal kan men ook de facturatiemodule Kyte activeren. Hiermee kan men verkoopfacturen opmaken en elektronisch verzenden. Het is mogelijk om een gratis proefperiode van 30 dagen aan te vragen. Nadien moet men overschakelen naar een jaarlijks abonnement met een maandelijkse kostprijs van €4,99.
Kyte facturatiemodule : Accounting Platform
Belangrijke gevolgen
Vanaf 01.01.2026 kan de aftrek van de BTW en/of de inbreng van een beroepskost enkel nog gebeuren op basis van een elektronisch factuur. Dus is men vanaf 01.01.2026 niet geregistreerd, loopt men het risico niet van de aftrek en inbreng te kunnen genieten. Bovendien kunnen er ook boetes worden opgelegd.
Aangezien alles digitaal en elektronisch zal verlopen, wordt cyberbeveiliging nog belangrijker. Antivirus, firewall, antispan, backups, … Een IT’er raadplegen om alles op punt te laten stellen, zodat het risico tot een minimum wordt herleid, is geen overbodige luxe!
Tenslotte een pluspunt om af te sluiten:
- Een investeringsaftrek van 20% voor eenmanszaken en kleine vennootschappen vanaf 01.01.2025
- Een verhoogde kostenaftrek van 120% voor eenmanszaken en KMO’s vanaf 01.01.2024 tot 31.12.2027
Conclusie
De overgang zal een aanpassing vragen van zowel klanten, boekhouders als de overheid. Door gebruik te maken van Clearfacts trachten we het werkbaar te houden voor zowel onze klanten als onze medewerkers. Verder proberen we onze klanten zo goed mogelijk te ondersteunen door voldoende te informeren, zowel online als via een info sessie. Mits open communicatie en tijdige actie zorgen we er samen voor dat we er klaar voor zijn tegen 01.01.2026!
